Bliv en chef ved e-mail, lad det ikke tage hele dagen

182.900.000.000 e-mails.

182,9 milliarder.

Det er mere end 25 e-mails pr. Hvert menneskeligt sind på planeten.

Og det er netop det, vi sender på en dag (PDF).

I betragtning af den skøre mængde e-mails, der sendes og modtages hver dag, er det ikke underligt, at denne elektroniske kommunikation er blevet for svær at håndtere for så mange af os. Men rol ikke, her er nogle produktivitetshemmeligheder, der kan hjælpe dig med at tæmme udyret.

Brug konserverede svar

Jeg kan ikke understrege vigtigheden af ​​denne. Chancerne er, at du svarer på mange e-mails på samme måde, hvad enten det er et afslag på en indsendelse, anerkender en kollegas indsats eller en simpel hilsen. Den eneste ting, du absolut skal gøre, er at oprette konserverede svar til dine mest anvendte e-mails.

Det er virkelig nemt at konfigurere konserverede svar i Gmail E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar Har du ikke tid til at lave frokost? Intet problem, tag en dåse. Brug for nogle camping chow, der ikke går dårligt? Let, få noget konserves mad. Er du træt af at skrive de samme e-mail-svar? Prøv e-mails med dåse! Tænk ... eller enhver anden e-mail-klient. Uanset hvor hurtig en maskinskriver du er, er du ikke hurtigere end to museklik, ikke? Spar dig lidt tid, og gør det nu.

Konfigurer filtre & etiketter / mapper

Den bedste måde at tackle en overbelastning er først at sortere den ud. Det betyder, at du bruger filtre og etiketter / mapper i din indbakke. Outlook har mapper, Gmail har etiketter, og begge har filtre, som du kan konfigurere til automatisk at rute din e-mail til disse mapper og etiketter. Du kan oprette avancerede filtre 5 Gmail-filtre til at hjælpe med at prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til at hjælpe med at prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver enkelt person have i deres arsenal, så deres indbakke er lige så ordnet som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at konfigurere dine første fem filtre, eller ... i Gmail efter dine tilpassede behov. Faktisk tilbyder Gmail automatisk at bringe en række ordre til din e-mail 6 måder at gendanne din e-mail-indbakke 6 måder at genvinde din e-mail-indbakke Er der noget andet, der er så nyttigt, udbredt og frustrerende som en e-mail-indbakke? Det har eksisteret for evigt, og vi bruger det fortsat, og så længe vi fortsætter med at bruge det, vil folk som jeg ... med sin nye prioriterede indbakke.

De tager nogen tid at konfigurere og kategorisere godt, og den første måned kræver konstant input fra dig. Men det er værd at din tid i det lange løb. Du skal ikke bare skynde at lægge tingene under etiketter og filtre, tænke over det og kategoriser godt, fordi dette er den automatisering, din indbakke bruger resten af ​​dit liv.

Jeg finder det bedst at gøre en 3-trins check, før du filtrerer en e-mail:

1. Spørg dig selv, hvad det bedste label / mappenavn (uanset om det findes eller ej) ville være for denne meddelelse.
2. Kontroller, om dette navn allerede findes, og hvis ikke, opret det.
3. Spørg dig selv, om dette navn skal være en separat enhed eller underkategoriseres under en af ​​de eksisterende mapper.

Gør dette regelmæssigt, og din indbakke bliver magisk renere.

Tag din liste over opgaver andetsteds

Sig det med mig folkens: “Din indbakke er ikke din opgaveliste.” Googles Vivek Haldar skrev om dette for et stykke tid tilbage, og jeg kunne ikke være mere enig. Her er Haldars tag:

E-mail er et frygteligt sted for en todo-liste. Jeg får virkelig ikke, hvordan man kan tackle GTD til e-mail. En e-mail kan ikke bruges. Når du læser den og forstår det, kan du ende med en klar handling, men din indbakke er ikke stedet at skyve den.

Din e-mail handler om kommunikation, så lad den handle om det. Der er masser af fantastiske apps til opgavelister, og jeg vil meget varmt anbefale Any.do eller Wunderlist Wunderlist - Den bedste opgaveliste-applikation på iPhone [iOS] Wunderlist - Den bedste gøremålsliste-applikation på iPhone [iOS] Wunderlist er en af ​​de enkleste måder at holde styr på, hvad du skal gøre. Det har en elegant brugergrænseflade, der bare giver mening. Enhver kan hente det og finde ud af, hvordan ... .

Afmeld abonnement fra uønsket

Du vil ikke tro, hvor mange nyhedsbreve og andre uønskede e-mails tilstopper din indbakke på trods af et spamfilter. Og når rod begynder at opbygge, kan det hurtigt komme ud af kontrol. For at stoppe det i dets spor, skal du begynde at afmelde dig, og der er et rigtig nemt trick at gøre det.

I din e-mail-klient skal du bare søge efter ordet “opsige abonnement”. Det er vedhæftet i slutningen af ​​hvert nyhedsbrev, så du pludselig vil se en liste over alle massemails i din indbakke. Nu skal du bare åbne dem én efter én og afmelde dig. Jeg anbefaler at bruge Gmail's forhåndsvisningsrude, når du gør dette for at fremskynde tingene.

Der er også tilføjelser og tjenester til hurtigt at afmelde mailinglister Slet ud din indbakke: Hurtigt afmeld dig fra flere nyhedsbreve med disse værktøjer Slet ud din indbakke: Hurtigt afmeld dig fra flere nyhedsbreve med disse værktøjer Afmelding af nyhedsbreve handler om mere end bare spam. De fleste af de nyhedsbreve, der udfylder vores indbakke, sælger ikke medicin eller tilbyder præmiepenge - de er ægte nyhedsbreve fra betroede virksomheder, som vi selv abonnerer på… eller sammenkæder dem i e-mail-fordøjelser.

Det gyldne spørgsmål at stille hver e-mail

Dette er biggie, og det er det, der har hjulpet mig med at holde oven på min indbakkeoverbelastning det seneste år. BBC Future's Tom Stafford tilbød et gyldent spørgsmål at stille dig selv, når du åbner en meddelelse:

“Hvis jeg ikke havde disse oplysninger i min indbakke, ville jeg gå ud og kigge efter dem?”

Hvis svaret er nej, skal du ikke trykke på svar eller trykke på slet uden selv at åbne det. Det er så enkelt. Nej, du vil ikke gå glip af noget enormt - jeg har gjort det i et år, og det fungerer faktisk. Her er Staffords forklaring på det:

Intetsteds er dette mere synligt end gruppemailen og lavinen af ​​svar, der altid følger. Slå tilbage ved at minde dig selv om, at ikke alle e-mails skal besvares, at masser af problemer vil blive - og bør - behandles af andre mennesker. Spørge dig selv: “Hvis jeg ikke havde disse oplysninger i min indbakke, ville jeg gå ud og kigge efter dem?” Det meste af tiden er svaret sandsynligvis “ingen”, og det er et tegn på, at en anden kontrollerer din opmærksomhed.

Del dine e-mail-hacks

Alle har deres egne e-mail-hacks til at styre rodet, og den bedste måde at lære er ved at dele dem. Vi har også vores egen Gmail-guide til alle. Det hjælper, ligesom råd fra professionelle brugere. Hvis Stafford ikke havde skrevet den artikel, ville jeg stadig drukne med beskeder, og jeg er ham evigt taknemmelig for det.

Så fortæl mig, hvordan håndterer du din e-mail-overbelastning 3 tip til at håndtere e-mail-overbelastning i Gmail [Vis & fortæl] 3 tip til at håndtere e-mail-overbelastning i Gmail [Vis & fortæl] De fleste af os lider af informationsoverbelastning. At blive overvældet med private e-mails er måske ikke et stort problem, og at ignorere halvdelen af ​​e-mails er faktisk acceptabelt i en vis grad. Men i et professionelt liv…? Der er ingen forkerte svar her, folkens.

Billedkreditter: Pete, Lars Plougmann