Går papirløse fordele, ulemper og digitale løsninger

  • Joseph Goodman
  • 0
  • 4454
  • 420
Reklame

Det papirløse kontor Fremtiden er her - Din guide til at have et papirløst liv i dag Fremtiden er her - Din guide til at have et papirløst liv i dag Papirfrit - et udtryk, der bruges ret ofte nu dage. Men hvad betyder det? Og i hvilket omfang gælder det? Bestemt vi alle stadig bruger papir til en vis grad på trods af de fremskridt… ser ud til at endelig få fat på. Delvis kan dette skyldes den endnu mere populære idé om minimalisme. Hvordan man kan være en effektiv minimalistisk i dit daglige liv Hvordan man kan være en effektiv minimalistisk i dit daglige liv Flere og flere vælger at omfavne minimalisme. I visse situationer kan dette skabe frustrerende ødelæggelse i din hverdag. Med en vis minimal planlægning behøver det ikke at komme til det. . Men er det hele en træbesparende nirvana eller et mareridt med A4-proportioner?

Vi undersøger fordele og ulemper sammen med handlingsmæssige råd, så du kan få dit eget sind op og gå videre med det med det samme.

Fordele ved et papirløst kontor

Lad os først se på fordelene ved at sige adios til papir.

Slip af den forældede faxmaskine

På trods af at faxmaskinen er blevet omdannet til en arkaisk enhed, er der stadig nogle, der insisterer på at hænge på den ved deres negle. Dette er de mennesker, der har deres faxmaskine-nummer tydeligt vist på deres visitkort. Dette er de mennesker, der ikke kan acceptere det, der hedder “e-mail” blev opfundet, og som et resultat drukner de under et hav af faxpapir.

Hvis en sådan person absolut insisterer på, at noget SKAL faxes til dig, er der måder at imødekomme dem uden at skulle beskæftige sig med papirstop og faldne træer på din samvittighed. Talrige onlinetjenester kan tildele dig en “virtuelt faxnummer” og den anden person kan faxe til dette nummer. Faxen konverteres derefter til en e-mail-vedhæftet fil og sendes til dig via interwebs.

Ulempen er, at de gratis planer for disse websteder er utroligt begrænsende. For at få en anstændig service, skal du betale for en månedlig plan.

Nogle af dem at se på inkluderer Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax og FreeFaxtoEmail.

At have mere plads til Tango

Lige nu har jeg flere kasser fyldige med dokumenter, der går 15 år tilbage. De sidder på mit kontor og venter på at blive scannet, så jeg endelig kan makulere papirets originaler. I mellemtiden, mens min bedste ven Procrastinate bliver hos mig, snubler jeg konstant over boksene, slår mine hofter mod dem og sværger generelt hovedet mod dem.

Når jeg endelig kommer rundt og scanner papiret, skal jeg have en enorm makuleringsfest og en drink hver gang et dokument går gennem makuleringsmaskinen (til sidst vil jeg være helt benløs). Men hvad jeg virkelig drømmer om er at have en enorm mængde plads på mit kontor. Jeg kan bruge den plads til at begynde at danse eller kæmpe hunden. Og mind mig selv, hvilken farve mit gulv er.

Hvis du er et firma, der bruger mange penge på lagerplads til dine dokumenter, skal du bare tænke på, hvor meget du vil spare, scanne disse dokumenter og brænde hele partiet. Medarbejdermoral går gennem taget.

At redde miljøet fra os selv

Den mest åbenlyse fordel er naturligvis miljøet. For mange træer hugges ned, og Amazon regnskov forsvinder delvis for at fodre papirmasse- og papirindustrien. Alt hvad vi kan gøre for at bremse det er naturligvis gode nyheder for den planet, vi lever på. Vi udskriver for meget, og for meget papir spildes. Ved at flytte til et papirløst miljø kan du gøre din smule for Moder Natur.

Hvis du SKAL udskrive noget Top tip & værktøjer til hjælp med udskrivning af websider Top tip & værktøjer til hjælp til udskrivning af websider Uanset hvor hårdt du prøver at blive papirløs, har du sommetider bare brug for at udskrive denne webside. Det kan være vejledninger, en artikel til klassen, en håndsdel til et møde på arbejdet osv. Som ... så er der måder at minimere den mængde papir og blæk, du bruger. Tjenester såsom PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark og Printliminator hjælper dig med at fjerne unødvendige elementer fra en side, før du udskriver den, f.eks. Annoncer. Men hvor det er muligt, skal du scanne og e-maile.

Papir varer ikke evigt, men digitale filer vil

Det er en kendsgerning, at papiret ikke varer evigt. Magna Carta ser sandsynligvis ikke så frisk ud som den gjorde, da den først blev skrevet. Anne Franks dagbog begynder at brune og krølle i kanterne. Papir begynder simpelthen bare at bryde sammen, forudsat at der er tid nok.

Så med andre ord er det en frygtelig måde at lagre information på lang sigt. Du kan aldrig være sikker på, hvornår det vil brune, rippe, falme, krølle eller blot få en kop kaffe kastet over det. Men en digital fil? Forudsat at du opbevarer det i et populært format som PDF eller TXT og foretager regelmæssige sikkerhedskopier 5 Grundlæggende sikkerhedskopieringsfakta Hver Windows-bruger skal vide 5 Grundlæggende sikkerhedskopieringsfakta Hver Windows-bruger skal vide Vi trækker aldrig på at minde dig om at lave sikkerhedskopier og holde dine data sikre. Hvis du spekulerer på hvad, hvor ofte og hvor du skal sikkerhedskopiere dine filer, har vi lige frem svar. , vil den altid være der, når du har brug for det. Om tyve eller tredive år ser det stadig ud som, da du først lavede det.

Medarbejdere kan arbejde eksternt

Problemet med papir er, at i et kontormiljø, hvis du ønsker, at kolleger på andre geografiske steder skal have en kopi, skal du sende det ud via sneglepost. Det tager tid (endnu mere hvis postkontoret mister det). Tid i mange tilfælde betyder tabte penge, forsinkede muligheder og stigende frustration.

Hvis filer dog digitaliseres, kan de dog sættes online i et virksomhedsintranet. Opsæt dit eget hjemintranet hurtigt med ocPortal. Opsæt dit eget hjemintranet hurtigt med ocPortal. Har du nogensinde tænkt over, hvordan det kan være at have en "portal-side "for din familie, ligesom mange virksomheder tilbyder medarbejdere? Ville det ikke være praktisk at have et centralt webbaseret lager ... eller wiki 4 af de bedste personlige Wikis til at holde dig organiseret 4 af de bedste personlige Wikier til at holde dig organiseret Hvad hvis der var wiki-software designet til at hjælpe dig med en personligt niveau? Du kan bruge den til hvad som helst, for eksempel til at skitsere din roman, holde styr på boligforbedringsprojekter eller planlægge…. Eller de kan e-mailes eller placeres i en cloud-lagermappe. Dette gør det muligt for kollegerne på det andet kontor straks at få deres kopi uden behov for at vente. Hvis dokumentet er uploadet til et samarbejdssite 10+ samarbejdsværktøjer til ikke-tilmelding, du kan bruge på 10 sekunder 10+ Samarbejdsværktøjer til ingen tilmelding, du kan bruge i 10 sekunder. Samarbejde online kan spare dig og dit team både tid og penge. At samarbejde hurtigt kan spare lidt mere. Disse værktøjer er klar til at gå, når du er. Ingen registrering kræves. såsom Google Docs eller Dropbox, kan alle på alle placeringer begynde at give feedback i realtid.

Ulemperne ved et papirløst kontor

Men at gå uden papir er ikke altid det paradis, det er skabt til at være. Teknologi til redning!

Scanning hver. Enkelt. Stykke. Af. Papir.

Lige væk fra flagermus, er dette det mest irriterende ved hele virksomheden. Find energi og tilbøjelighed til at sidde og scanne hvert eneste stykke papir. Det er kedeligt, tidskrævende, og helt ærligt vil du meget hellere se kørsler om Baywatch på TV.

Men der er nogle ting, du kan gøre for at gøre jobbet lidt lettere. Gennemse først hvert papir og læg det i en af ​​tre bunker - bestemt scanning, måske scanning, og trevl. Det trevl ting… .vel… .strimle det og slippe af med det.

Du kan sandsynligvis slippe af med betalte regninger, kvitteringer for ting, hvor garantien for længe er udløbet, instruktionsmanualer (chancerne er, at producenten har uploadet en PDF-version Kan ikke finde en brugermanual til dit udstyr? Søg på disse specialist-websteder kan ikke finde en brugervejledning til dit udstyr? Søg på disse specialist-websteder. Den omhyggelige fyr med fremsyn vil enten scanne en brugermanual og opbevare en softcopy på sin computer, eller kigge efter en softcopy, der normalt findes som PDF på producentens websted. Der er en tredje ... på deres hjemmeside), bankindskudssedler (men IKKE erklæringerne) osv. Bare kaste et kritisk øje over det og beslutte “behøver jeg virkelig at beholde dette?“.

Måske Scan er for ting, du endnu ikke er sikker på, og du ikke ønsker at skynde dig at træffe en beslutning. Hold dem til siden.

Du vil derefter opdage, at Absolut scan bunken er sandsynligvis mere håndterbar. Opret nu mapper på din computer (Skatter, forsikring, lønsedler, osv.), og når du scanner et dokument, skal du straks flytte det til den relevante mappe og tilføje et beskrivende navn.

Der er apps, der hævder at fremskynde processen for dig (resultater er blandet efter min mening). Evernote har Scannable, som registrerer kanterne på dokumentet, når du peger dit smartphone-kamera mod det. Der er også Photomyne, hvis du scanner fotos. AlternativTo har nogle gode alternativer til Scannable, hvis du leder efter noget andet. Jeg kan især godt lide ScanBot De bedste kvitteringsapps til scanning, sporing og håndtering af regninger De bedste kvitteringsapps til scanning, sporing og håndtering af regninger Disse kvitteringsscanner-apps hjælper dig med at scanne, gemme og organisere hver regning til dine personlige eller forretningsmæssige behov. .

Husk at sikkerhedskopiere alt

Jo mere du scanner, desto vigtigere er det, at du sikkerhedskopierer det hele. Windows-sikkerhedskopierings- og gendannelsesvejledning Windows-sikkerhedskopierings- og gendannelsesguide-katastrofer sker. Medmindre du er villig til at miste dine data, har du brug for en god Windows-backup-rutine. Vi viser dig, hvordan du forbereder sikkerhedskopier og gendanner dem. . For hvis din computer beslutter at begå selvmord eller selvdestruktion, betyder det at have ingen sikkerhedskopier absolut ikke at have nogen filer. Og i mange tilfælde kan det være en uovertruffen katastrofe (især hvis du har mistet skattearbejde). Mange virksomheder i min erfaring tilbyder erstatningskopier af dokumenter til en pris, og du kan godt beslutte at gøre det. Men du kan sove lettere om natten, hvis du har en backup-løsning i nærheden eller eksternt (eller begge dele).

I det mindste skal du have en bærbar harddisk (få mindst 1 terabyte plads). Hvis du har en Windows-pc The Ultimate Windows 10 Data Backup Guide The Ultimate Windows 10 Data Backup Guide Vi har sammenfattet alle muligheder for sikkerhedskopiering, gendannelse, gendannelse og reparation, vi kunne finde på Windows 10. Brug vores enkle tip og fortvivl aldrig over tabt data igen! , download og brug SyncToy, SyncToy: Microsofts Simple Backup & Synchronization Solution [Windows] SyncToy: Microsofts Simple Backup & Synchronization Solution [Windows] Hvis du har filer på din computer, skal du tage backup. Almindelig og enkel. Mange af os er fortrolige med sikkerhedskopiering, og der er mange metoder og programmer, vi kan bruge. Et andet aspekt, at ... et ekstremt let backup-værktøj. Mac-brugere Den ultimative Triple Backup-løsning til din Mac [Mac OSX] Den ultimative Triple Backup-løsning til din Mac [Mac OSX] Som udvikleren her på MakeUseOf og som nogen, der tjener deres samlede indkomst ved at arbejde online, er det rimeligt at sige min computer og data er ganske vigtige. De er indstillet perfekt til produktivitet med… vil sandsynligvis tvinges til Time Machine Partition & Brug din Time Machine Hard Drive til at gemme filer for for partition & Brug din Time Machine Hard Drive til at gemme filer for, hvis din Mac's harddisk er lille og din Time Maskinens harddisk er stor, det kan være værd at bruge drevet til både backup og opbevaringsformål. . Uanset hvad du beslutter dig for at bruge, skal du oprette et slags automatiseret system til sikkerhedskopiering af dine filer på samme tid hver dag uden fejl.

Ideelt set skal du også have en ekstern sikkerhedskopi, bare i tilfælde af, at dit sted bliver oversvømmet eller fyrer. Men inden du sender dine værdifulde filer ud i skyen, skal du sørge for at kryptere dem i en speciel mappe 5 effektive værktøjer til at kryptere dine hemmelige filer 5 effektive værktøjer til at kryptere dine hemmelige filer Vi er nødt til at være nærmere opmærksom end nogensinde før på krypteringsværktøjer og hvad som helst designet til at beskytte vores privatliv. Med de rigtige værktøjer er det nemt at holde vores data sikre. først. WinRAR og WinZip kan kryptere filer, ligesom Veracrypt, og dens forældede forgænger, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 Disk Encryption Alternatives For Windows TrueCrypt Is Dead: 4 Disk Encryption Alternatives For Windows TrueCrypt er ikke mere, men heldigvis er der andre nyttige krypteringsprogrammer . Selvom det muligvis ikke er nøjagtige udskiftninger, skal de passe til dine behov. . Cloud muligheder inkluderer Dropbox, Google Drive, Box og SkyDrive.

Finde en database med OCR-teknologi

Når du har scannet alt, kan du gå ruten for at få mapper og undermapper sorteret i kategori dato og måned (og endda dagmapper også, hvis du virkelig ønsker at blive præcis). Eller dør nummer to er at finde en slags database med OCR-type teknologi 4 Gratis online OCR-værktøjer Sæt til den ultimative test 4 Gratis online OCR-værktøjer Sæt til den ultimative test Med fremskridt inden for OCR-teknologi, konvertering af tekst og billeder fra dit scannede PDF-dokument ind i de redigerbare tekstformater er lettere. Vi testede et par gratis online OCR-værktøjer, så du ikke behøver det. .

OCR står for Optical Character Recognition, og det er teknologi, der læser den udskrevne tekst på en side og er i stand til enten at konvertere den tekst til tekst, der kan kopieres, eller den kan returnere resultater til dig, baseret på nøgleord, du giver den. Dette er teknologien, der driver Evernote Sådan bruges Evernote: Den uofficielle manual Sådan bruges Evernote: Den uofficielle manual Det tager lang tid at lære, hvordan man bruger Evernote på egen hånd. Derfor har vi sammensat denne vejledning for at vise dig, hvordan du drager fuld fordel af de vigtigste Evernote-funktioner. , og det er, hvad Project Gutenberg bruger Project Gutenberg: More Than Just Free Books Project Gutenberg: More Than Just Free Books Websteder som Project Gutenberg, der har over 45.000 bøger at tilbyde (i skrivende stund), vil sikre, at ingen bog vil altid forsvinde. Det er nu lettere end nogensinde at opdage obskure litteraturværker. til at scanne alle de offentlige domænetekster til e-bøger. Tekst i både dokumenter og billeder De 5 bedste OCR-værktøjer til udtrækning af tekst fra billeder De 5 bedste OCR-værktøjer til udtrækning af tekst fra billeder Når du har papirrammer, hvordan får du all den trykte tekst konverteret til noget, som et digitalt program vil være i stand til at genkende og indeksere? Opbevar en god OCR-software i nærheden. kan findes, genkendes og bringes til dig i søgeresultater, når du indtaster dette ord.

Med det formål at søge i dine scannede dokumenter skal du helt klart finde en måde, hvorpå du let kan trække det, du har brug for med det samme. Så hvis du går OCR-ruten, skal du beslutte det. Skal du betale Evernote et årligt gebyr og stole på dem med dine følsomme dokumenter? Eller vil du downloade noget i stedet og opbevare det hele på din computer.

Er du en papyræner eller en digital afviger?

Der er altid fordele og ulemper ved alting, men nogle mennesker tåler måske en ulempe mere end andre. Så det hele kommer ned på, hvad du er parat til at acceptere.

Scanning af alt er meningsløst og spild af tid? Eller er digitalisering fremtidens måde? Hvad siger du, læsere?

Billedkreditter: Synkende forretningsmand via Shutterstock.com, alle andre attributningsfrie billeder fra PixaBay




Endnu ingen kommentarer

Om moderne teknologi, enkel og overkommelig.
Din guide i en verden af moderne teknologi. Lær hvordan du bruger de teknologier og gadgets, der omgiver os hver dag, og lær, hvordan du finder interessante ting på Internettet.