Sådan administreres opgaver ved hjælp af japansk Kanban-teknik

Uanset om du arbejder som en del af et stort team, eller bare forsøger at håndtere en lang række opgaver selv, er det let for en række mindre job at omforme sig til en ikke-tilgængelig opgave. Hvis det lyder velkendt, kan du prøve at introducere Kanban i din arbejdsgang for at se, om det lyser belastningen.

Ved at nedbryde job trin for trin og lægge dem visuelt hjælper Kanban folk med at forstå de fremskridt, de gør, og etablere, hvor der er plads til forbedringer. På trods af at de har sine rødder inden for bilfremstilling, kan kernekoncepterne bag denne strategi anvendes til en lang række arbejdsmiljøer.

Det er relativt let at konfigurere og kan have en markant positiv effekt på dit daglige arbejdsliv. Brug denne vejledning til at indstille din tidsplan og begynde at implementere Kanban.

Hvad er Kanban?

Kanban er en forretningspraksis, der blev etableret i 1940'erne af Taiichi Ohno, som var en industriel ingeniør, der forsøgte at strømline den daglige arbejdsgang hos den japanske bilgigant Toyota. Ser man på tankeprocessen bag genindlæsning af hylder i supermarkeder, udviklede Ohno en metode til anvendelse af en lineær proces med klart definerede grænser for kontrollere effekten af ​​produktivitetsflaskehalse.

Den grundlæggende opsætning af en Kanban-skema opdeler den givne proces i dens komponenttrin. Individuelle opgaver - typisk repræsenteret af post-it-noter eller en digital ækvivalent - bevæger sig fra venstre til højre gennem kolonner, der er mærket med navnet på hvert trin og et nummer.

Dette antal, der bestemmes af planlæggeren, repræsenterer mængden af ​​opgaver, som teamet eller personen, der er ansvarlig for det produktionstrin, kan håndtere på et hvilket som helst tidspunkt. Opgaver i hver kolonne er opdelt i to grupper; i gang eller fuldført. Når en opgave er afsluttet, kan det næste produktionsstadium kræve det og flytte det ind i den næste kolonne - men kun hvis der er tilstrækkelig kapacitet til at gøre det.

Et offentligt Kanban-bord giver hele teamet et overblik over projektet fra start til slut, snarere end at have deres opmærksomhed om arbejdsgang dueformet til deres eget produktionsstadium. Fra et ledelsesperspektiv kan dette hjælpe tildel personale til det sted, hvor det er mest nødvendigt, men det hjælper også enkeltpersoner med at bestemme, hvor assistance er påkrævet på en mere uformel og løbende basis.

Opsætning af en Kanban-planlægning ved hjælp af Trello

Hvis du lige er kommet i gang med Kanban - og især hvis du introducerer det til en gruppe, der ikke er bekendt med konceptet - er det bedst at sikre dig, at de værktøjer, du bruger, er så enkle og tilgængelige som muligt. Mens det lider under visse begrænsninger, der kan afskrække Kanban-purister, projektledelse og mere 10 Unikke anvendelser af Trello andet end projektledelse 10 Unikke anvendelser af Trello andet end projektledelse Trello er en listelsker glæde. Dens Kanban-stil tilgang var ikke kun beregnet til projektstyring. Tro ikke os? Se på disse ti unikke anvendelser af Trello. værktøj Trello er et godt valg til at få tingene væk fra jorden.

For at komme i gang skal du registrere dig på en Trello-konto. Når det er gjort, skal du oprette et nyt bord og begynde at oprette lister. Hver liste repræsenterer en søjle i din Kanban-arbejdsgang, så navngiv hver efter et trin i den proces, som du fører tilsyn med. Som eksempel har jeg brugt de forskellige trin mod oprettelse og udgivelse af en artikel, men disse kan udskiftes til ethvert projekt, du muligvis arbejder på.

Nøglen er disse vigtige numre i hver kolonnes overskrift. Du er velkommen til at placere pladsholdere til at begynde med og finpusse dem, når du får en fornemmelse af din proces - det er sandsynligt, at du ikke rigtig ved, hvor meget der kan strømme gennem hver fase af projektet på et hvilket som helst tidspunkt, indtil du har arbejdet med Kanban i et stykke tid, især hvis du bruger strategien som en del af et team.

Når disse er på plads, kan du oprette kort, der repræsenterer individuelle opgaver, som derefter overføres fra en liste til en anden efter behov. Det er vigtigt, at enhver, der bruger brættet, holder disse kort organiseret. Sådan holdes Trello-lister mere organiserede med kortomslag Sådan holdes Trello-lister mere organiserede med kortomslag Trello-organisationen kan hurtigt komme ud af hånden, men du kan gøre dit liv lettere ved hjælp af kort billede dækker som visuelle signaler. , og holder sig til de tal, der er angivet for hvert trin i processen.

For at systemet skal fungere som tilsigtet, skal der dog være en metode til at skelne opgaver, der har afsluttet et bestemt trin i processen fra dem, der stadig er i gang. På Trello er etiketter den enkleste måde at holde styr på dette; Jeg har brugt en grøn etiket til at indikere, at en opgave er klar til næste trin, og en gul en til at signalere, at den stadig arbejdes på - sørg for, at der kun bruges en etiket på et givet kort for at undgå forvirring.

Ovenfor kan du se mit eksempel Trello-bord i aktion - bemærk, at opgaven i kolonnen Skrivning endnu ikke er flyttet over, da der ikke er mere kapacitet i redigeringsfasen. Når en anden af ​​de gule mærkede opgaver afsluttes og genmærkes i overensstemmelse hermed, flyttes den opgave derefter over og får dens status ændret.

Brug af Kanban som et team

Selvom det kan bruges på individuelt grundlag, var den oprindelige implementering af Kanban som en metode til at sikre, at grupper kunne fungere som en sammenhængende enhed 5 Google Sheets Settings Essential for Teamwork 5 Google Sheets Settings Essential for Teamwork Google Sheets har flere funktioner til at understøtte kollektive indtastning og behandling af data, end du måske tror. Vi introducerer dig til Google Sheets-funktioner og -funktioner, der er vigtige for gruppeprojekter. . Det lyder måske som udslidt råd, men kommunikation og teamwork er to af de vigtigste aspekter ved at gøre denne strategi til en succes på din arbejdsplads.

De fleste digitale metoder til at udføre en Kanban-arbejdsgang, inklusive Trello, har en metode til at efterlade kommentarer eller beskeder til andre brugere. Selvom overforbrug kan resultere i et hav af hvid støj, er det vigtigt, at arbejdstagere gennem hele processen drager fuld fordel af de kommunikationsværktøjer, som disse platforme tilbyder.

Dette tilføjes til den afgørende betydning af teamwork. Kernen i Kanban-systemet er, at det giver enhver, der ser på skemaet, en øjeblikkelig idé om, hvor der dannes en flaskehals. Det er her det lønner sig at have kolleger, der arbejder inden for flere discipliner; Hvis et trin i processen er at bremse produktionen, skal du tildele noget af dit team for at hjælpe.

Afhængig af hvordan din arbejdsplads er lagt op, kan den bedste måde at videresende disse oplysninger muligvis være via en instant messaging-klient. Slack er et kraftfuldt værktøj til ethvert kontor og er endnu bedre, når det er udstyret med bots, der kan automatisere visse processer 14 Bedste automatiserede bots, du har brug for din Slack Channel 14 Bedste automatiserede bots, du har brug for din Slack Channel Hvis du driver en virksomhed, kan indstille Slack og få bots, der udfører meniske opgaver 24/7, mens du går videre med vigtigere ting, som at erobre verden. .

Brug af Kanban som individ

Brug af Kanban, mens du flyver solo, har en reflekterende kvalitet og hjælper dig med at forhindre større flaskehalse i din arbejdsgang. I stedet for at fokusere på hvor dine ressourcer rulles ud, som du måske med en gruppe, skal du i stedet se på hvilke faser i dit arbejde, der har tendens til at bremse den overordnede proces.

En fordel ved at arbejde med Kanban alene er, at du ikke er begrænset af en digital planlægning - disse muligheder er gode, når du arbejder i samarbejde, men bekvemmeligheden ved en fysisk tidsplan vinder muligvis, hvis du er den eneste, der har brug for adgang.

Ved hjælp af en kombination af en notesbog og nogle post-it-noter - eller endda en pinboard, som du kan placere på væggen på dit kontor for nem henvisning - fjerner alle tekniske komplikationer fra principperne i Kanban. Det er ikke for alle, men en pen-og-papir-løsning er undertiden at foretrække 6 enkle grunde til, at papir stadig kan være din dræber Produktivitets-app 6 enkle grunde til, at papir stadig kan være din dræber Produktivitet App-papir kan være et mere potent værktøj til produktivitet end en computer eller en berøringsenhed og bør ikke straks afskediges. Ikke overbevist? Her er seks grunde til, at papir stadig er relevant. for enkelhedens skyld.

Andre Kanban-værktøjer

Trello er en god måde at få en grundlæggende Kanban-proces op og køre, men du vil måske forgrene dig, når du først har fundet dit fod. Leankit er en sådan løsning, der tilbyder en 30-dages gratis prøveversion og har specialiseret sig i at understøtte Kanban-metodologi såvel som andre strategier som den stadigt populære Scrum-teknik.

Kanban-specifikke indstillinger Love Trello? Prøv disse 5 alternative Kanban produktivitetsværktøjer Elsker Trello? Prøv disse 5 alternative Kanban-produktivitetsværktøjer Kan du lide ideen om Trello, men ikke Trello i sig selv? Disse alternative Kanban-apps integreres med kalendere, e-mail, Slack og mere. er også derude. Kanbanery tilbyder et smart UI med meget lidt at distrahere fra dit arbejde med gratis planer tilgængelige for teams med mindre end to medlemmer, velgørende organisationer eller open source-projekter. I mellemtiden tilbyder KanbanFlow omfattende mobile værktøjer og kraftfuld Pomodoro-integration for at forbedre et meget stærkt kerneprodukt.

Har du haft succes med at implementere Kanban på din arbejdsplads? Lærer du bare om strategien for første gang og har flere spørgsmål? Del dine oplevelser og dine spørgsmål i kommentarfeltet nedenfor.