Sådan opretter du en e-mail-adresse uden for kontoret, inden du rejser

Ville du ikke elske at tage på ferie, da du ikke behøver at tjekke din e-mail? Hvis du ikke kan stole på, at en assistent har tendens til din digitale kommunikation, mens du er væk, er en 'ude af kontor' -meddelelse den næste bedste ting.

Her er nogle tip til, hvordan du opretter en autoresponder med Gmail, og hvad du skal huske på.

Reducer belastningen, inden du forlader

Sørg for at rydde din indbakke 6 måder at gendanne din e-mail-indbakke 6 måder at genvinde din e-mail-indbakke Er der noget andet, der er så nyttigt, udbredt og frustrerende som en e-mail-indbakke? Det har eksisteret for evigt, og vi fortsætter med at bruge det, og så længe vi fortsætter med at bruge det, vil folk som jeg ... og svare på åbne anmodninger, før du rejser. Kommuniker, at du vil være væk. For eksempel kan du tilføje datoerne for din planlagte bortetid til din e-mail-signatur. Du kan også drage fordel af kraften i e-mail-underskrifter, du også kan drage fordel af kraften ved e-mail-signaturer En signatur fortæller dig noget om en personlighed. Ligesom to mennesker næppe skriver ens, underskriver de også anderledes. Sådan blev "videnskaben" om grafologi til. Men den digitale tidsalder og e-mailen ... i en uge eller to inden din rejse. På den måde oversvømmer dine kontakter mindre din indbakke, når du er væk.

Hvis du endnu ikke har et system til styring af din e-mail, er det tid til at blive fortrolig med Inbox Zero Flowchart Bevar Inbox Zero Daily med dette flowdiagram Opretholdt Inbox Zero Daily med dette flowdiagram Personligt prøver jeg at opretholde Inbox Zero til trods for at have modtaget over 500 e-mails dagligt. Det er nul ulæste e-mails - det er rigtigt, jeg adresserer hver eneste e-mail, der sendes til mig hver morgen. Og tillid…. Slet kort e-mails, der ikke er relevante, deleger opgaver, som du ikke selv kan løse, løse opgaver med det samme, hvis de tager mindre end to minutter, eller sæt dem på din opgaveliste, hvis de tager længere tid end det.

Du ønsker måske også at afmelde dig e-mail-nyhedsbreve Ryd din indbakke: Hurtigt afmelde dig fra flere nyhedsbreve med disse værktøjer Ryd din indbakke: Hurtigt afmeld dig fra flere nyhedsbreve med disse værktøjer Afmelding af nyhedsbreve handler om mere end bare spam. De fleste af de nyhedsbreve, der udfylder vores indbakke, sælger ikke medicin eller tilbyder præmiepenge - de er ægte nyhedsbreve fra betroede virksomheder, som vi selv abonnerer på…, hvis du er væk i en længere periode.

Forbered din e-mail autosvarer

Uanset hvor godt du kommunikerer din planlagte ferie, vil folk stadig prøve at komme i kontakt med dig. En autoresponder vil minde dem om dit fravær. Følg denne strategi:

• Tilføje kontaktoplysninger for presserende spørgsmål til din auto responder. Dette kan være en betroet kolleges e-mail-adresse eller et telefonnummer, under hvilket du kan nås i en nødsituation.
• Opsæt autoresponder kun for personer på din kontaktliste. Dette forhindrer tilfældige personer i at få fat i dit nødnummer eller andre kontaktoplysninger.
• Opsætning frem til vigtige e-mails. Hvis du forventer at høre fra en bestemt person eller om et bestemt emne, skal du sørge for, at disse vigtige e-mails dirigeres til en kollega, der kan svare med det samme.

Konfigurer Gmail Vacation Responder

Du kan finde Gmail Ferie responder under generelle indstillinger. Klik på tandhjulet øverst til højre i din indbakke og rulle til bunden af Generel fane. Vælg datoer, skriv din besked i WYSIWYG (formateret / rig tekst) eller Simpel tekst, og slå ferie responder til. For at forhindre, at fremmede eller spammere får fat i yderligere kontaktoplysninger eller lære at din e-mail-konto er aktiv, skal du vælge til send kun et svar til personer i dine kontakter. Med Gmail kan du indstille en første og en valgfri sidste dag, hvilket betyder, at du ikke behøver at huske at slå autoresponderen fra, når du kommer tilbage.

Videresend valgte e-mails vha. Gmail-filtre

Feriesvareren er en standardbesked, der - når den er aktiv - sendes til enhver (på din kontaktliste), der sender dig en e-mail. Som nævnt ovenfor kan nogle e-mails muligvis kræve en øjeblikkelig og personlig reaktion. Det er her, Gmail-filtre kommer ind.

Bemærk, at i Gmail kan du kun videresende e-mails til bekræftede e-mail-adresser. Hvis du vil videresende e-mails til en kollega, har du brug for deres hjælp. Klik på tandhjulet øverst til højre i din Gmail-indbakke, vælg Indstillinger, og skift til Videresendelse og fanen POP / IMAP. Klik på Tilføj en videresendelsesadresse -knappen, indtast videresendelses-e-mail-adressen, og klik på Næste for at udløse bekræftelses-e-mailen. Din kollega vil modtage en kode og instruktioner til, hvordan du bekræfter anmodningen. Hvis de videresender dig e-mailen, kan du også selv indtaste bekræftelseskoden for at bekræfte deres e-mail-adresse.

For at konfigurere dit filter skal du udvide søgemulighederne over din Gmail-indbakke. Indtast afsenderens e-mail-adresse i fra felt eller nøgleord i emne eller har ordene Mark. Du kan tilføje flere e-mail-adresser og bruge søgeoperatører Bliv bedre til at finde ting med søgemaskiner: Boolsk søgelogik forklaret Bliv bedre til at finde ting med søgemaskiner: Boolsk søgelogik forklaret Det tager kun Googles tusinder af servere et halvt sekund at spørge cirka 50 milliarder indekserede sider, det tager dig markant længere tid at scanne kun den første side med søgeresultater. Oven i det… for at forbinde flere søgeord.

Klik Opret filter med denne søgning nederst til højre og i næste vindue skal du vælge din handling. I eksemplet vist nedenfor valgte jeg en videresendings-e-mail-adresse og anvendte en etiket på den videresendte e-mail. Hvis du gør det samme, kan du hurtigt identificere videresendte e-mails baseret på deres etiket, når du vender tilbage fra din ferie.

I stedet for at videresende e-mails, kan du også oprette et tilpasset svar fra dåsen E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar E-mail hurtigere og bedre med konserverede svar Har du ikke tid til at lave frokost? Intet problem, tag en dåse. Brug for nogle camping chow, der ikke går dårligt? Let, få noget konserves mad. Er du træt af at skrive de samme e-mail-svar? Prøv e-mails med dåse! Tænk… til specifikke afsendere eller emner. Yaara forklarede tidligere, hvordan nøjagtigt det fungerer.

Afsluttende forberedelser, inden du rejser

Det ville være ganske skuffende, hvis dit omhyggeligt opsatte system mislykkedes. Forestil dig stressen, når du vender tilbage. Det er vigtigt, at du tester dine kontormeddelelser og fremad, før du rejser. Du kan bruge din egen sekundære e-mail-adresse og dummy-filtre til at teste autoresponders, filtre og fremad.

Det, der ville være lige så pinligt, er, hvis din ferie responder forblev aktiv længe efter at du er kommet hjem. Hvis du har en opgaveliste eller en kalender, skal du oprette en opgave eller en tidsplan for at slå autoresponderen og / eller filtrene fra, når du vender tilbage.

Her er en lille oversigt over hele proceduren fra Steve Dotto:

Hvad skal jeg gøre, når du vender tilbage

Forhåbentlig fungerede dit system, og alle presserende e-mails er blevet behandlet af din venlige kollega. Når du er klar til at tackle din indbakke, skal du følge disse trin:

• Sluk for ferie responder.
• Deaktiver feriespecifikke filtre og fremad.
• Gå gennem din indbakke ved hjælp af Inbox Zero-strategi 4 enkle trin til at opnå og vedligeholde indbakke-nul i Gmail 4 enkle trin for at opnå og vedligeholde indbakke-nul i Gmail beskrevet ovenfor.
• Kontroller din Sendte mappe eller en etiket, du brugte til at se, hvilke e-mails der blev videresendt eller modtaget et dåse svar.
• Kom i kontakt med kolleger, der håndterede presserende e-mails, og bede dem om at bringe dig op til hastighed.
• Opfølgning, hvor det er nødvendigt.
• Abonnér på nyhedsbreve om nødvendigt.

Kan dette gøres i andre e-mail-klienter?

Sikkert. Du kan indstille auto-svar-filtre i Thunderbird Sådan konfigureres Mozilla Thunderbird til autosvar og planlagte e-mails Sådan konfigureres Mozilla Thunderbird til autosvar og planlagte e-mails Hvis e-mail føles overvældende, kan det være tid til at konfigurere auto- svar og planlagte e-mails. Sådan gør du i Mozilla Thunderbird, tværplatform, gratis og open source desktop e-mail-klient. , som vi tidligere har dækket. Outlook giver dig også mulighed for at konfigurere uden for kontormeddelelser.

Bruger du en anden e-mail-klient, eller har du flere tip til håndtering af e-mail-autosvarere? Tal venligst op og del dine spørgsmål eller indsigt i kommentarerne!

Billedkredit: Inbox Zero by hyperdashery via Flickr