Sådan prioriteres opgaver med Eisenhower Matrix Produktivitetssystem

  • Mark Lucas
  • 0
  • 4555
  • 1349
Reklame

To-do-apps er alt det vrede i disse dage. Videnskab har bevist, at lister virkelig tilskynder til produktivitet, og du kan øge produktiviteten yderligere ved hjælp af tricks som at gøre din opgaveliste offentlig. Nogle mennesker bruger endda deres e-mail-indbakke som huskelister.

Men hvad nu hvis du har prøvet alt det, og intet af det fungerer?

Heldige for dig, alternative produktivitetsmetoder 5 Nye produktivitetsteknikker, du sandsynligvis ikke har hørt om 5 Nye produktivitetsteknikker, som du sandsynligvis ikke har hørt om. Hvis du stadig søger efter den bedste måde at øge din produktivitet, kan du prøve et af disse bedre alternativer til Pomodoro og GTD. Husk at stoppe med at kigge, når du har fundet en "god nok" løsning. eksisterer. Og hvis du finder ud af, at almindelige to-do-lister er for besværlige eller for overvældende, anbefaler vi, at du prøver en gammel, men effektiv teknik kaldet Eisenhower Matrix.

Hvad er Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er et 2 × 2 gitterkasse. Den øverste række er til opgaver, der er “Vigtig” mens den nederste række er til opgaver, der er “Ikke vigtigt.” På samme tid er venstre kolonne til opgaver, der er “Presserende” mens den højre række er til opgaver, der er “Haster ikke.” Sådan ser det ud:

For de fleste er udtrykkene Vigtigt og presserende synonyme, så lad os tage et øjeblik på at definere forskellen mellem dem:

  • Vigtig - Opgaver, der bidrager til dine langsigtede mål og værdier, hvad enten det er personligt, professionelt osv. Betydning handler om relevans. En måde at beslutte, om en opgave er vigtig, er at spørge dig selv: “Kan jeg stadig nå mine mål og forblive tro mod mine værdier, hvis jeg springer over denne opgave?”
  • Presserende - Opgaver, der skal håndteres ved udgangen af ​​dagen. Hvis din tidsplan har mere spillerum, foretrækker du det muligvis inden udgangen af ​​ugen. Uanset hvor det handler om uopsættelighed tid. En måde at beslutte, om en opgave haster, er at spørge dig selv: “Hvornår er fristen for denne opgave?”

Inden du kan beslutte, om en opgave er vigtig eller ej, skal du kende dine egne mål og værdier. For mange er karriereprogression et langsigtet mål, så opgaver, der er direkte relateret til det, er vigtige. Eller hvis du sætter mest pris på familie, kan det være vigtigt at komme hjem til tiden.

Men hvordan kan en opgave være presserende, men alligevel ikke vigtig? Husk, at det haster kun på tide. Tænk på fristen. Antag, at i dag er den internationale kaffedag, og din lokale kaffebar giver gratis kaffe. Hvis du ikke drager fordel af det i dag, er muligheden tabt - men gratis kaffe har ingen relevans for dine langsigtede mål eller værdier. Det er presserende, men ikke vigtigt.

Ved hjælp af disse definitioner bliver det lettere at beskrive, hvilke slags opgaver der hører hjemme i hver af de fire felter. Vi kan endda tænke på matrixen på denne måde:

Hvorfor bruge Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er simpelthen en måde at gøre det på prioriter dine opgaver.

Opgavelister er gode til at spore hvad du skal gøre, men det er ikke altid let at bestemme hvilken opgaver har højere prioritet. Jeg har personligt aldrig brugt “Prioritet” funktion i en hvilken som helst opgaveliste-app, fordi jeg altid ender med at mærke alt som “Høj prioritet” - og når alt er højt prioriteret, er der ikke noget.

Når du endvidere ser på en opgaveliste og ser 30 udførte opgaver, hvordan bestemmer du, hvilken opgave du skal tackle? “Start med det nemmeste,” nogle siger. “Nej, start med det sværeste,” andre siger. Men hvad er let, og hvad er svært? Det er aldrig sort / hvidt. Ofte har jeg spildt 10, 15 eller endda 30 minutter bare for at prøve at vælge min opgave!

Så mange opgaver. Hvor begynder jeg endda?

Dette er grunden til Eisenhower Matrix skinner. I modsætning til en enkelt opgaveliste prioriterer matrixen sig selv. Det fortæller dig hvilken opgave at håndtere næste. Det mindsker den kognitive belastning, fordi kun nu og senere boksene virkelig betyder noget. Og hvis du nogensinde er knust for tid, hjælper det dig med at se, hvilke opgaver du kan springe over.

Derudover har matrixen to andre mindre fordele. For det første tvinger det dig til at være mere opmærksom på hver opgave. I stedet for at smide alt i en stor rodet opgavehøjde, beslutter du aktivt, om opgaver er værd at være din tid foran, og hold din faktiske to-do-liste tæt. For det andet minder det konstant dig om dine mål og værdier.

Det eneste problem er, at Eisenhower Matrix kan være lidt vanskelig i starten. Især har nye brugere en tendens til at blive udløst af delegerede- og trivialkasserne. der er en læringskurve, så lad os gennemgå et praktisk eksempel på, hvordan man opretter en matrix, organiserer opgaver og kommer igennem en dag.

Sådan bruges Eisenhower Matrix

Selvom Eisenhower Matrix konceptuelt er en firkant med fire kasser, kan du praktisk talt nærme den som fire separate to-do-lister: en nu-liste, en delegeret liste, en senere liste og en trivieliste. De to presserende lister kommer foran de ikke-presserende lister.

Jeg finder ud af, at Trello er fantastisk til dette. Opret et bord for hver sfære i dit liv (f.eks. Personlig, professionel, kirke, hobby), og sæt disse fire lister i hvert af tavlerne. Eller hvis du ikke har meget at ske, kan du bruge et bræt til alle opgaver. Det er op til dig. Kan du ikke lide Trello? Overvej disse alternative Kanban-værktøjer Farvel, Trello! 5 Alternative gratis Kanban-styreværktøjer Farvel, Trello! 5 Alternative gratis Kanban-bordværktøjer Trello er en utrolig app til projektstyring og organisering af dine opgaver. Men der er andre kanban-apps, der kan være ideelle til dine opgaver. Lad os tale om de bedste Trello-alternativer. .

Når dine lister er klar, kan du begynde at tilføje opgaver:

Lad os sige, at du er en traditionel kontorarbejder, der vil bruge Eisenhower Matrix til at blive mere produktiv på arbejdet. Dette vil være det scenarie, der driver resten af ​​dette eksempel, men det skal være let at anvende disse begreber ellers.

Hvad er der på din tallerken til i dag? Den første ting, der kommer til at tænke: e-mail. Lad os oprette en opgave til at nå indbakke nul, som er presserende (e-mail skal tømmes dagligt) og vigtig (vi taler arbejdsrelaterede e-mails her):

I dag er tilfældet Pretzel Day på kontoret, og du higer efter en gratis kringle med værkerne. Dette kan være presserende, men det er ikke vigtigt:

Din chef minder dig om, at dokumentationsrapporten for dit teams sidste projekt skyldes kl. 16.00, hvilket både er presserende og vigtigt:

Han minder dig også om, at dit teams budgetanmodning til dit næste projekt forfalder inden udgangen af ​​dagen på fredag. Dette er vigtigt, men ikke presserende:

Kontordirektøren kommer til dig og siger, at papir- og blækforsyningen er ved at blive lav. Du skal placere en ordre så snart du kan - men det har ikke meget at gøre med dine karrieremål eller værdier:

Det er forsommeren (i dette scenarie), og kontoret bliver for kruset med den våde sæson. Alles produktivitet ville skyrocket med en god affugter, for ikke at nævne alle de andre fordele ved at reducere fugtigheden 4 Sundhedsmæssige fordele ved at overvåge temp & fugtighed hjemme 4 Sundhedsmæssige fordele ved at overvåge temp & fugtighed derhjemme Vidste du, at der er sundhedsmæssige fordele ved at bruge smart hjemmeprodukter? Det er rigtigt. Et eller to smarte køb kan drastisk forbedre din livskvalitet derhjemme. .

Du laver en note for at bringe dette op, men det er hverken presserende eller vigtigt:

Til og med går det. Møder dukker op, planlægning skal udføres, du husker ting, du vil gøre osv. I sidste ende vil din matrix (dvs. lister) blive fyldt ud, og det bedste er, at det er langt mindre skræmmende end en masterliste med opgaver:

Hver gang du er fri til en anden opgave, skal du blot starte til venstre og gå til højre. Du skal tackle alt på nu- og delegerede-listerne, før du beskæftiger dig med de ikke-presserende lister.

hvis du kan delegere, takle delegerede listen først og lad så mange af disse opgaver, som du kan, downloade. Gå derefter igennem listen Nu. Når du først har nået listen over Nu, skal du betragte din dag som en succes. Du kan nu få et forspring på den senere liste eller afslutte dagen tidligt.

hvis du kan ikke delegeret, start med listen Nu. Hvis du kommer igennem listen Nu, og du har mere tid, har du et valg: behandle delegerede-listen som en Nu-liste, få et forspring på den senere liste eller afslutte dagen tidligt. I praksis ønsker du sandsynligvis at skifte mellem delegerede og senere opgaver.

Ved dagens slutning skal du gå gennem delegerede listen og dumpe alle opgaver, hvis frister er gået. Hold dem, du stadig kan gøre. Gem dem til i morgen.

I starten af ​​den næste dag skal du gå gennem listen Later og beslutte, hvilke opgaver der nu haster. Skift dem til listen Nu. Gør det samme for Trivial-listen, undtagen at skifte disse opgaver til delegerede-listen. Tilføj eventuelle nye opgaver, der dukker op hele dagen. Skyl og gentag.

Hvornår de skal gøre-lister fungerer ikke for dig

Bemærk, at du kan ændre Eisenhower Matrix, uanset hvor du vil. I stedet for at bruge den til at guide din hele dag, kan du f.eks. Sortere din e-mail med sin egen matrix. Her er den mest afgørende e-mail-sorteringsløsning, du nogensinde har brug for. Her er den mest afgørende, e-mail-sorteringsløsning, du nogensinde har brug for. En enkel sorteringsløsning vil sikre du er altid oven på dine e-mail-beskeder. Du har kun brug for fire etiketter eller mapper for at administrere din indbakke og reducere din e-mail-stress. . Hele begrebet haster / betydning kan vise sig at være nyttigt i alle slags sager ud over arbejde og e-mail.

Mange mennesker har fundet stor succes med Eisenhower Matrix. Men hvis du har nået dette punkt, og du ikke tror, ​​det vil hjælpe, er det okay. Fortsæt med at lede efter den metode, der fungerer for dig. Når alt er sagt og gjort, er den eneste produktivitetsteknik, der betyder noget Det bedste produktivitetsværktøj, det, du faktisk bruger Det bedste produktivitetsværktøj, er det, du faktisk bruger I en verden, der jager produktivitet, lover hver nye og skinnende produktivitetsapp noget nyt. Men mister vi noget, når vi ændrer vores produktivitetsapps for ofte? er den, du faktisk bruger.

Synes du, at Eisenhower Matrix er nyttig? Hvis ikke, hvilken produktivitetsteknik bruger du for at holde dig organiseret og foran? Del med os i kommentarerne herunder!

Billedkredit: Amy Bull via Shutterstock.com




Endnu ingen kommentarer

Om moderne teknologi, enkel og overkommelig.
Din guide i en verden af moderne teknologi. Lær hvordan du bruger de teknologier og gadgets, der omgiver os hver dag, og lær, hvordan du finder interessante ting på Internettet.